A jó workshop előkészítése olyan, mint a főzés. Imádom azokat a recepteket, amelyek összesen 30 perc előkészítési idővel „varázsolnak el”, de közben olyan hosszú a hozzávaló lista, hogy lelóg a papírról – és azokat is be kell szerezni, és az is idő ám!
Ha abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy az egész folyamatot mi visszük a tervezéstől a rendezvényszervezésig, akkor az ügyféligény pontos megismerésétől a parkoláson keresztül a GDPR előírásokig mindenre ki kell terjedjen a figyelmünk. A rossz hírem az, hogy ennek ellenére lesznek meglepetések, de tán nem olyan megrázók.
Vegyük pl. a fent említett parkolást – ha nem találnak a résztvevők parkolót, minimum frusztráltan és nagy valószínűséggel késve esnek be a rendezvényre, és ütemezhetjük újra az egészet, ha nem hagytunk egy kis rugalmasságot a napirendben.
Valaki mondta egyszer, ha meg kell enned egy elefántot egy évben, akkor fogj neki januárban 😊!
Ennek szellemében:
- listázzuk fel az előttünk álló feladatokat
- mindegyiknek legyen egyértelmű felelőse (megbízói oldalról is), és a határidőről se feledkezzünk meg
- felmerülhetnek extra költségek, ezekre is fel kell hívni a figyelmet időben, mert utólag kínos magyarázgatni
- a listát tegyük elérhetővé az összes szereplő számára lehetőleg egy megosztott drive-on, közösen szerkeszthető formában, hogy mindenki bele tudjon írni és naprakész legyen
- az előkészítéshez az utómunkálatok megtervezése is hozzátartozik. Ne felejtsük elvarrni a szálakat, kérjünk visszajelzést, ne csak a folyamatra, hanem a mi munkánkra vonatkozóan is, hiszen mi is részei vagyunk a folyamatnak.
Én szeretek mindenféle listákat gyártani és azokról kihúzni azokat a dolgokat, amelyekkel elkészültem. Most egy ilyent kínálok nektek is. A letölthető anyagok közé feltettem egy checklistát, amiben igyekeztem felsorolni az eddigi tapasztalataim szerint leglényegesebb teendőket, melyekre érdemes figyelnünk, hogy ne egy szalmaszálon bukjon meg a gondosan előkészített workshopunk. Használjátok egészséggel!
